Datenschutzerklärung

Stand: 25.06.2026

§ 1 Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

1.1 Umfang der Anwendung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt unser Engagement für den Datenschutz und den Umgang mit personenbezogenen Daten, die wir von Nutzern unserer Website und des von PICS Solutions GmbH betriebenen Online-Shops erhalten. Der Shop ermöglicht es Kunden, personalisierte Produkte mit eigenem Fotodruck zu gestalten und zu bestellen.

Die Datenschutzerklärung gilt auch, wenn auf sie in einem Offline-Kontext Bezug genommen wird, z.B. bei Veranstaltungen und Marketingaktivitäten.

1.2 Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist:

PICS Solutions GmbH
Rheindorfer Str. 65
53225 Bonn
Deutschland
E-Mail: datenschutz@picsshop.de
Handelsregister: HRB 30761 — Amtsgericht Bonn

1.3 Datenschutzbeauftragter

PICS Solutions GmbH ist gemäß Art. 37 DSGVO derzeit nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns jederzeit unter der oben genannten Adresse oder per E-Mail kontaktieren.

1.4 Externe Links

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Websites von Dritten, auch wenn sich Links zu deren Websites in unserem Shop befinden. Wir sind für die Datenschutzpraktiken dieser anderen Websites nicht verantwortlich und empfehlen unseren Nutzern, die Datenschutzerklärungen jeder Website zu lesen, die personenbezogene Daten erfasst.

§ 2 Verwaltung personenbezogener Daten

2.1 Erfassung personenbezogener Daten

Grundsätzlich können Sie unseren Shop ansehen, ohne persönliche Informationen preiszugeben. Der Shop kann bestimmte technische Informationen erfassen, z.B. die Website, von der aus Sie zu uns gelangt sind. Diese Informationen verarbeiten wir, um die Benutzerfreundlichkeit des Shops zu verbessern.

Bei Bestellungen oder der Nutzung bestimmter Funktionen werden folgende personenbezogene Daten erhoben:

  • Name und Anschrift (Rechnungs- und Lieferadresse)
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer (optional)
  • Zahlungsdetails
  • Von Ihnen hochgeladene Fotos für die Produktpersonalisierung
  • Bestell- und Transaktionsdaten

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).

2.2 Verwendungszweck personenbezogener Daten

2.2.1 Bestellabwicklung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Abwicklung Ihrer Bestellung, einschließlich:

  • Bearbeitung und Ausführung Ihrer Bestellung
  • Übermittlung der Bestelldaten und Druckdateien an unseren Fulfillment-Dienstleister (siehe Abschnitt 2.3)
  • Zahlungsabwicklung über etablierte Zahlungsdienstleister
  • Versandkoordination und Lieferung
  • Kundenservice und Bearbeitung von Reklamationen

2.2.2 Produktpersonalisierung

Für die Gestaltung Ihrer personalisierten Produkte, wenn Sie ein Foto hochladen oder Ihr Design gestalten, werden die folgenden Daten übertragen:

  • Von Ihnen hochgeladene Fotos und Bilder
  • Ihre Designentscheidungen (Bildposition, Text, Größe)
  • Die daraus generierte Druckdatei

Der Anbieter verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Erstellung der Druckdatei und im Auftrag von PICS Solutions GmbH. Eine Verwendung der Daten zu eigenen Zwecken durch den Anbieter findet nicht statt.

2.3 Weitergabe von Daten an Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur in folgenden Fällen weiter:

2.3.1 Shop-Plattform

Unser Online-Shop wird auf einer etablierten externen E-Commerce-Plattform betrieben. Diese verarbeitet im Rahmen des Bestellprozesses Ihre personenbezogenen Daten (Name, Adresse, E-Mail, Zahlungsdaten) als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA; die Datenübermittlung erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework sowie der Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO.

2.3.2 Fulfillment-Dienstleister

Zur Produktion und Auslieferung Ihrer bestellten Produkte übermitteln wir die für die Produktion notwendigen Daten an einen externen Fulfillment-Dienstleister mit Sitz in den USA. Diese umfassen:

  • Name und Lieferadresse
  • Bestelldetails (Produkt, Größe, Farbe, Menge)
  • Die druckfertige Designdatei (enthält Ihr hochgeladenes Foto)

Der Fulfillment-Dienstleister gibt diese Daten ausschließlich an Druckpartner mit Sitz in der Europäischen Union weiter, die die eigentliche Produktion und den Versand übernehmen. Die Übermittlung der Bestelldaten an den US-Fulfillment-Dienstleister erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO.

2.3.3 Zahlungsdienstleister

Zur Abwicklung von Zahlungen arbeiten wir mit folgenden Dienstleistern zusammen:

  • Shopify Payments (Stripe Payments Europe Ltd.) — Kreditkarten, Debitkarten
  • PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A. — PayPal-Zahlung
  • Klarna Bank AB — Kauf auf Rechnung, Ratenzahlung

Diese Dienstleister erhalten nur die für die Zahlungsabwicklung notwendigen Daten und dürfen diese nicht für andere Zwecke verwenden.

2.3.4 Produkteditor

Siehe Abschnitt 2.2.2. Der Anbieter des Produkteditors handelt als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO.

2.3.5 Hosting

Unsere Website wird auf einer externen Hosting-Plattform betrieben. Beim Aufruf der Website werden technische Verbindungsdaten (z.B. IP-Adresse, Browser-Typ, Datum und Uhrzeit) erhoben, die für die Bereitstellung und Sicherheit der Seite erforderlich sind. Der Hosting-Anbieter handelt als Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Sofern dieser seinen Sitz außerhalb der Europäischen Union hat, erfolgt die Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO sowie ggf. unter dem EU-US Data Privacy Framework.

2.3.6 Sonstige Weitergabe

Eine darüber hinausgehende Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn:

  • Sie haben ausdrücklich eingewilligt
  • Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe
  • Die Weitergabe ist zur Durchsetzung unserer Rechte erforderlich
  • Unser Geschäft wird übertragen oder fusioniert

2.4 Internationale Datenübermittlung

Soweit wir personenbezogene Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR übermitteln (insbesondere an unseren Fulfillment-Dienstleister sowie die Shop-Plattform und ggf. den Hosting-Anbieter, jeweils mit Sitz in den USA), stellen wir durch geeignete Garantien (Standardvertragsklauseln gem. Art. 46 DSGVO, EU-US Data Privacy Framework) ein angemessenes Datenschutzniveau sicher.

2.5 Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere:

  • SSL/TLS-Verschlüsselung der gesamten Website (erkennbar am Schloss-Symbol im Browser)
  • Verschlüsselte Übertragung aller personenbezogenen Daten
  • Zugriffsbeschränkungen auf personenbezogene Daten auf ein Minimum
  • Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen der genutzten Systeme

2.6 Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Im Einzelnen:

  • Bestell- und Rechnungsdaten: gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht
  • Kundenkonto-Daten: bis zur Löschung des Kontos, danach soweit gesetzlich erforderlich
  • Hochgeladene Fotos und Druckdateien: bis zu 90 Tage nach erfolgreicher Lieferung
  • Auftragsmetadaten bis zu 12 Monate nach Abschluss der Produktion. Hierzu zählen: Personalisierungs-Auswahlen, die eindeutige Auftrags- und Bestellnummer, Datum und Uhrzeit der Auftragserstellung und Übertragungsprotokolle zu dem Auftrag.

2.7 Verarbeitung von Daten zur Betrugsprävention (Höchstbestellwert-Prüfung)

Wir verarbeiten die von Ihnen im Rahmen des Bestellprozesses eingegebenen Stammdaten (insbesondere Name, Rechnungs- und Lieferanschrift) über die reine Vertragserfüllung hinaus, um automatisierte Prüfungen zur Betrugsprävention durchzuführen. Konkret gleicht unser Shopsystem bei eingehenden Bestellungen ab, ob über dieselbe Identität (Kombination aus Name und Anschrift) innerhalb der letzten 24 Stunden bereits Bestellungen getätigt wurden, die einen Gesamtwarenwert von 250,-- € überschreiten. Wird dieses Limit überschritten, behalten wir uns vor, weitere Bestellungen innerhalb dieses Zeitfensters temporär zu blockieren oder manuell zu prüfen.

§ 3 Verwendung von Cookies und Tracking-Technologien

3.1 Cookies

Unser Shop verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Wir unterscheiden zwischen:

3.1.1 Technisch notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb des Shops erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Folgende technisch notwendige Cookies werden gesetzt:

  • Warenkorb-Cookies (Shopify): Speichern den Inhalt Ihres Warenkorbs
  • Session-Cookies: Ermöglichen die Navigation im Shop
  • Datenschutz-Einstellungs-Cookies: Speichern Ihre Cookie-Präferenzen

Die hier genannten Cookies werden ohne Einwilligung gesetzt, da sie für den Betrieb des Shops technisch erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

3.1.2 Analyse- und Marketing-Cookies (nur mit Ihrer Einwilligung)

Soweit wir Analyse- oder Marketing-Cookies einsetzen, geschieht dies ausschließlich auf Grundlage Ihrer vorherigen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TDDDG). Solche Cookies werden nicht ohne Ihre aktive Zustimmung gesetzt; eine Einwilligung ist standardmäßig nicht voreingestellt.

3.1.3 Ihre Cookie-Einstellungen

Über die Cookie-Einstellungen, die Sie jederzeit über den entsprechenden Link im Seitenfuß (Footer) aufrufen können, legen Sie selbst fest, welche Kategorien von Cookies Sie zulassen möchten. Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb des Shops erforderlich und stets aktiv. Eine erteilte Einwilligung zu Analyse- oder Marketing-Cookies können Sie dort jederzeit mit Wirkung für die Zukunft anpassen oder widerrufen.

3.2 Shopify Analytics

Shopify erhebt automatisch bestimmte Nutzungsdaten zur Verbesserung der Plattform. Details hierzu finden Sie in der Datenschutzerklärung von Shopify: https://www.shopify.com/legal/privacy

§ 4 Besondere Hinweise zum Foto-Upload

Unser Shop ermöglicht es Ihnen, eigene Fotos hochzuladen, die auf Ihre bestellten Produkte gedruckt werden. Bitte beachten Sie Folgendes:

  • Sie sind allein verantwortlich dafür, dass Sie die erforderlichen Rechte (Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte) an den hochgeladenen Fotos besitzen.
  • Laden Sie keine Fotos hoch, die Rechte Dritter verletzen.
  • Die hochgeladenen Fotos werden ausschließlich zur Erstellung Ihres personalisierten Produkts verwendet.
  • Druckdateien werden nach Produktionsabschluss automatisch gelöscht (siehe Abschnitt 2.6 zur Speicherdauer).

§ 5 Ihre Rechte nach der DSGVO

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können eine Kopie Ihrer bei uns gespeicherten Daten anfordern.
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen.
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@picsshop.de

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für die PICS Solutions GmbH ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: ldi.nrw.de

Eine Liste aller nationalen Datenschutzbehörden finden Sie unter: https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_de

§ 6 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unseres Dienstleistungsangebots anzupassen. Bei erneuten Besuchen unserer Website empfehlen wir, die Datenschutzerklärung auf etwaige Änderungen hin zu überprüfen. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben auf dieser Seite vermerkt.

§ 7 Kontakt für Datenschutzanfragen

Bei Fragen, Anregungen oder Beschwerden zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

PICS Solutions GmbH
z.Hd. Datenschutz
Rheindorfer Str. 65
53225 Bonn
E-Mail: datenschutz@picsshop.de

Wir beantworten Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang. Bei besonders komplexen Anfragen oder einer hohen Anzahl gleichzeitiger Anfragen kann sich diese Frist gemäß Art. 12 Abs. 3 DSGVO um bis zu zwei weitere Monate verlängern. Über eine solche Verlängerung und ihre Gründe informieren wir Sie innerhalb des ersten Monats.

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